이메일 초안을 작성해주는 나만의 AI 비서를 만들어봅시다:)

Written by 기업교육팀

“AI 에이전트가 만드는 업무 혁명”

안녕하세요, 디지털 전환 교육 전문기관 코드스테이츠입니다.

AI 기술이 발전함에 따라 이제는 재직자들도 과거의 작업 이력을 기억하며 지속적인 업무 지원을 제공하는 프롬프트 기반 AI 에이전트를 활용할 수 있는 시대가 열리고 있습니다.

이제는 어떠한 AI 기술을 배워야 하는지를 넘어, AI에게 어떠한 질문을 던져야 하는지, 또는 AI의 도움을 받아 어떠한 결과를 만들고 싶은지를 – 재직자 스스로 사고하는 역량이 중요해지고 있습니다.

이번 뉴스레터에서는 이러한 AI 에이전트의 개념과 실질적인 활용 가능성을 중심으로, 업무 효율성을 높이는 방법을 소개합니다.

---

1. AI 에이전트란 무엇인가요?

AI 에이전트는 단순히 질문에 답하거나 특정 작업을 수행하는 것을 넘어, 사용자의 과거 작업 이력과 데이터를 기억하고 활용하는 고도화된 챗봇 형태의 디지털 비서입니다.

이 AI는 사용자의 업무 스타일과 과거 기록을 학습하여 업무의 연속성을 확보하고, 더욱 개인화된 도움을 제공합니다.

예를 들어:

• 보고서 작성 AI 비서는 과거에 작성된 보고서를 기억하고, 동일한 형식이나 문체로 새로운 보고서를 작성하도록 지원합니다.
• 기획 AI 비서는 이전 프로젝트 계획을 기반으로 비슷한 성격의 새로운 계획을 자동으로 제안합니다.

---

2. AI 에이전트의 업무 활용 가능 영역

AI 에이전트를 활용하면, 다양한 업무 영역에서 효율성을 극대화할 수 있습니다.

1. 자료 조사 및 관리
   • 이전에 조사된 데이터와 문서를 바탕으로 필요한 추가 정보를 빠르게 탐색하고 정리.
2. 문서 작성
   • 이메일 초안을 작성하거나, 회의록을 정리 / 요약.
   • 과거 보고서를 참고하여 유사한 형식의 초안을 자동 생성하고, 과거 작성된 내용과의 일관성을 유지.
3. 업무 자동화
   • 반복 작업의 흐름을 분석하고, 기존의 자동화 프로세스에 새로운 요소를 추가.
4. 데이터 분석 및 인사이트 도출
   • 과거의 분석 결과와 트렌드를 기반으로 새로운 데이터를 빠르게 분석하고 인사이트를 제공.
5. 노코드 개발 및 프로토타이핑
   • 사용자가 이전에 제작한 앱이나 워크플로우를 바탕으로 개선된 솔루션을 제안.

---

3. “GPT 탐색” 기능으로 나만의 이메일 작성 비서 만들기 (Step-by-step)

AI 비서 활용 예시로, ChatGPT의 ‘GPT 탐색’ 기능을 활용해 이메일 작성 비서를 만드는 방법을 알아보겠습니다.

이메일 작성에 소요되는 시간을 줄이고, 일관된 커뮤니케이션 품질을 유지할 수 있는 이 비서를 지금부터 만들어보겠습니다!

Step 1. 데이터 수집 및 정리

1. 맞춤형 이메일 구조 정리:
   • 과거에 작성했던 이메일 중 자주 사용하는 템플릿이나 스타일을 정리합니다.
   • 사용자의 이름, 직책, 회사명과 같은 기본 정보를 포함하여 메일의 주요 구조를 정리하세요.
2. 이메일 유형 분류:
   • 예:
     • 비즈니스 제안 메일
     • 미팅 요청 메일
     • 사후 감사 메일
     • 공지사항 전달 메일

Step 2. GPT 탐색 기능 활성화

1. ChatGPT 메인 화면에서 ‘GPT 탐색’(Explore GPTs) 클릭.
   • 유료 플랜(GPT-4)을 사용하는 것을 권장합니다.
   • ‘만들기’(Create) 클릭

Step 3. 프롬프트로 초기 비서 설정하기

1. AI 비서의 ‘만들기’(Create) 화면에서 – 초기 프롬프트를 사용하여, AI 비서의 ‘역할’ 정의
   • 예시:
     • 당신은 나의 이메일 작성 비서입니다.
     • 과거 작성된 이메일 이력을 학습하고, 이를 기반으로 일관성 있는 이메일 초안을 생성합니다.
     • 간결하고 정중한 문체로 작성하며, 자주 사용하는 키워드와 템플릿을 반영합니다.

2. AI 비서의 ‘구성’(Configure) 화면에서 – 비서의 기능을 추가적으로 커스터마이징

• 비서의 이름 입력 (예시: 이메일 작성 비서)
• ‘지침’ 상세 입력을 통해 – 비서의 역할을 세부적으로 커스터마이징

3. 탐색 환경 구성:

• GPT 탐색은 기본 설정으로 인터넷 검색과 외부 데이터 분석 기능을 제공합니다.
• 사내 데이터와 통합하려면 데이터 파일(CSV, Excel 등)을 GPT 탐색으로 업로드할 수 있도록 준비합니다.
  • 데이터 파일 예: 이메일_데이터.xlsx
• GPT는 이 데이터를 기반으로 사용자의 이메일 스타일을 학습합니다.

Step 4. 이메일 초안 작성 요청하기

1. 구체적인 프롬프트 예시

[이메일 작성 가이드라인]
- 목적: {재직자 교육 커리큘럼 기획 킥오프 미팅 요청}
- 수신자: {대기업 HRD 담당 차장님}
- 핵심 메시지: {ChatGPT 활용법 특강 커리큘럼 기획 킥오프 미팅 요청}
- 원하는 톤: {격식}

위 정보를 바탕으로 전문적이고 명확한 이메일 초안을 작성해주세요.

• 필요 시 추가 정보를 제공해 더 구체적인 이메일을 생성하도록 요청합니다.
• 예시:

- '감사합니다', '협업', '성과' 같은 키워드를 자주 사용합니다.
- 문장은 간결하고 명확하게 작성합니다.
- 정중한 표현을 우선적으로 사용합니다.
- 이메일 작성 시 개인 정보(연락처, 직함 등)를 포함하지 않습니다.

Step 5. AI 비서 팀원과 공유하기

• AI 비서를 팀원들과 공유하면, 팀원들도 이 비서의 기능을 사용할 수 있습니다.

Wow! 👀

ChatGPT의 ‘GPT 탐색’ 기능을 활용하면, 과거의 이메일 작성 이력을 기억하고 업무의 연속성을 유지하는 맞춤형 이메일 작성 비서를 손쉽게 만들 수 있습니다.

이제는 이메일 작성에 소비되는 시간을 줄이고, 더욱 효율적인 업무를 경험해보세요!

감사합니다.

코스테이츠 기업교육팀 드림